Zo gaat je assistent voor je werken
Je assistent kan verschillende werkzaamheden oppakken, van een webpagina bijwerken tot klantvragen uitzoeken. We bespreken wat jij wilt overlaten, welke informatie hij nodig heeft en wat hij mag doen. Kennismaken en de inrichting kunnen online.
Jouw werk en werkwijze leren kennen
Laat zien hoe het werk begint en wat er daarna gebeurt. Welke informatie komt binnen, wie doet er iets mee en waar wordt het resultaat vastgelegd? Een beschrijving of een fictief voorbeeld is genoeg voor het eerste gesprek. Dat kan online of op locatie, in overleg.
We brengen in kaart welke soorten werk je wilt overlaten en welke systemen meedoen. Voor de eerste proef kiezen we één taak met een duidelijke uitkomst. Zo kunnen we de uitvoering en samenwerking beoordelen voordat we meer functies toevoegen. Bij uitgebreider onderzoek spreken we vooraf af wat het omvat en welke kosten eraan verbonden zijn.
Een voorstel met de afspraken
In het voorstel staat welke opdrachten de assistent uitvoert, welke informatie en voorkeuren hij gebruikt, wat hij mag aanpassen en hoe we beoordelen of de pilot geslaagd is. Ook spreken we af wanneer hij stopt, wie een uitzondering behandelt en hoe het werk bij uitval handmatig doorgaat.
Je krijgt ook de inrichtingskosten, verwachte gebruikskosten en een planning. Vóór toegang maken we afspraken over de gegevensverwerking. Pas na die afspraken richten we toegangen in die beperkt zijn tot de taak. De inrichting, tests en begeleiding kunnen op afstand; een locatiebezoek is geen voorwaarde.
De uitvoering testen
We spelen het proces na met normale gevallen en ontbrekende gegevens. Ook testen we dubbele opdrachten en onderbrekingen. We controleren bijvoorbeeld of een dossier goed is opgeslagen of dat een rapport naar de juiste brongegevens verwijst.
Waar de tests problemen laten zien, pas ik de uitvoering aan en test die opnieuw. Na de beoordeling en jouw akkoord begint de agent met een beperkt deel van het echte werk. Een medewerker controleert de eerste resultaten.
Dagelijks samenwerken en verder uitbreiden
We houden bij welke taken goed zijn uitgevoerd, waar iemand moest ingrijpen en hoeveel controlewerk overblijft. Samen met de gebruikskosten geeft dat een beeld van wat de agent oplevert.
Op basis daarvan besluit je over het vervolg. Binnen de afgesproken inrichting geef je je assistent nieuwe opdrachten en stuur je bij. Een volgende vraag over een klant of een nieuwe tekst hoort bij die dagelijkse samenwerking. Voor nieuwe koppelingen, ruimere rechten of een grotere uitbreiding maken we aanvullende afspraken. Ook leggen we bereikbaarheid en onderhoud vast.